Registro Presenze Visitatori Digitale con QR Code

Registro presenze visitatori digitale con QR code

Gestione Presenze Ospiti è il registro visitatori aziendale di QR-Entra: sostituisci il registro cartaceo in reception con un check-in digitale da smartphone, veloce, tracciabile e conforme GDPR, con ingressi e uscite monitorati in tempo reale.

Tutto quello che ti serve per gestire gli ospiti

QR code di check-in personalizzato per la sede, pronto per la stampa

QR Code personalizzato

Ogni sede riceve un QR code unico stampabile in diversi formati. Gli ospiti lo inquadrano con il proprio smartphone per avviare la registrazione.

QR code ad alta risoluzione per stampa
Download in PDF
Personalizzabile con logo aziendale ed eventuale logo Partner
Supporto multi-sede

Form di registrazione ingresso compilabile da smartphone, senza app

Form di registrazione guidato

L'ospite compila un form semplice e intuitivo direttamente dal proprio smartphone. Nessuna app da scaricare, funziona da qualsiasi browser.

Campi personalizzabili (nome, cognome, azienda, etc.)
Acquisizione consensi

Dashboard presenze in tempo reale con elenco ingressi e stato

Dashboard real-time

Monitora in tempo reale chi è presente in sede. Esporta i report in Excel per archiviazione e analisi.

Vista presenze in tempo reale
Cronologia completa ingressi/uscite
Export Excel
Filtri per data, sede
Statistiche e grafici

Conformità GDPR garantita

Gestione completa dei consensi privacy, conservazione dati conforme, diritto all'oblio e portabilità.

Raccolta consensi tracciata
Cancellazione automatica dopo periodo di retention configurabile
Log accessi amministratori

Come funziona il check-in

L'ospite arriva in sede

Il QR code è esposto all'ingresso (su supporto desk, totem, vetrofania)

Scansiona il QR code

Con la fotocamera dello smartphone (iOS, Android) - nessuna app necessaria

Compila il form

Inserisce nome, cognome, azienda, referente e accetta i consensi privacy

Conferma ingresso

Il sistema registra l'ingresso

Check-out (opzionale)

All'uscita, l'ospite può registrare l'orario di uscita scansionando nuovamente il QR Code

Dal registro cartaceo al registro presenze digitale

Il registro visitatori cartaceo in reception è lento, difficile da consultare e soprattutto un rischio privacy: chiunque firmi può leggere nomi e aziende di chi è entrato prima. Un registro presenze visitatori digitale elimina il problema alla radice: ogni ospite vede e compila solo i propri dati, i consensi privacy vengono raccolti e tracciati al momento del check-in e le informazioni sono conservate in modo sicuro, con cancellazione automatica al termine del periodo di conservazione configurato.

Con la rilevazione presenze tramite QR code la reception si alleggerisce: niente code all'ingresso, niente moduli da archiviare, niente trascrizioni manuali. Sai in ogni momento chi è presente in sede — utile anche come lista di evacuazione in caso di emergenza — e con un click esporti in Excel lo storico completo di ingressi e uscite, filtrabile per data e sede. È una vera reception virtuale, attiva anche quando il front desk non è presidiato.

QR-Entra è usato come registro visitatori aziendale da aziende corporate multi-sede, coworking, studi professionali, hotel e centri di formazione. E se oltre ai visitatori in sede gestisci anche conferenze o eventi aziendali, il modulo di gestione eventi con QR code e controllo accessi usa la stessa piattaforma. Calcola il prezzo del registro presenze: si parte da 29 €/mese per sede.

Perché passare al registro digitale

Zero code

L'ospite non è in coda alla reception

Autonomo

Check-in autonomo senza supporto reception

Tracciabile

Ogni accesso è registrato con data e ora

Sicuro

Dati criptati e conservati in cloud sicuro

Multi-sede

Gestisci tutte le sedi da un'unica piattaforma

Export semplice

Esporta i dati in Excel in un click

FAQ sul registro presenze visitatori

Che cos'è un registro presenze visitatori digitale?

È la versione digitale del classico registro cartaceo in reception: i visitatori registrano ingresso e uscita inquadrando un QR code con lo smartphone e compilando un form guidato. I dati sono tracciati in tempo reale, consultabili da dashboard ed esportabili in Excel, con consensi privacy raccolti in automatico.

Il registro visitatori digitale è conforme al GDPR?

Sì. A differenza del registro cartaceo, dove ogni firmatario vede i dati dei visitatori precedenti, con QR-Entra ogni ospite accede solo ai propri dati. I consensi sono tracciati, la cancellazione avviene automaticamente dopo un periodo di conservazione configurabile e gli accessi degli amministratori sono registrati.

I visitatori devono scaricare un'app per il check-in?

No. Basta la fotocamera dello smartphone: l'ospite inquadra il QR code esposto in reception, si apre il form nel browser, lo compila e l'ingresso è registrato. Funziona su iOS e Android, senza app e senza registrazione di un account.

Posso gestire più sedi con un unico registro presenze?

Sì. Ogni sede riceve il proprio QR code personalizzato e tutte le presenze confluiscono in un'unica dashboard centralizzata, con filtri per sede e per data. Puoi configurare fino a 10 sedi, ciascuna fino a 10.000 check-in al mese; per volumi superiori prepariamo una soluzione su misura.

Quanto costa il registro presenze digitale?

Si parte da 29 €/mese per una sede fino a 200 check-in mensili, IVA esclusa, con sconto del 20% sul piano annuale. Il prezzo cresce solo in base a sedi e volumi: nella pagina pricing configuri la tua combinazione e vedi subito il totale. A questo si aggiunge un setup una tantum a partire da 1.000 €, IVA esclusa (onboarding, configurazione base e formazione). Non è soggetto allo sconto annuale. Per una prova dal vivo richiedi una demo gratuita.